Kluczowym elementem niemal każdego rodzaju przedsięwzięcia jest stworzenie odpowiedniego uzasadnienia dla uruchomienia projektu. W uzasadnieniu Biznesowym ustalamy korzyści z realizacji projektu, kosztach tych korzyści oraz o ryzykach związanych z osiągnięciem korzyści. Jest to perspektywa projektowa, gdyż dokument ten służy do potwierdzenia zasadności biznesowej projektu.
Jest używanie w kilku ważnych dla projektu momentach:
- Na początku projektu, w oparciu o uzasadnienie biznesowe podejmowana jest decyzja o przystąpieniu do realizacji projektu.
- Podczas podejmowania ważnych decyzji w projekcie, głównie dotyczące kontynuowania projektu lub gdy z uwagi na brak zasadności podejmujemy decyzję o przedwczesnym zamknięciu projektu.
- Podczas oceny korzyści na zakończenie projektu, w odniesieniu do założonych na wstępie korzyści.
Korzyści to mierzalne efekty realizacji projektów.
Dokumentem o perspektywie zmian organizacji, a właściwie tym, jak będzie wyglądała organizacja po zakończeniu realizacji projektu jest Biznes Plan przedsięwzięcia. Określa on znacznie więcej niż uzasadnienie biznesowe. W ogólności Biznes Plan może zawierać wiele perspektyw planowanej inwestycji:
1. Plan projektu – plan przeprowadzenia przedsięwzięcia,
2. Plany operacyjnego działania przedsięwzięcia:
a. Plan organizacyjny określający sposób działania organizacji po wdrożeniu;
b. Plan marketingowy określający kwestie związane z klientem (np. grupa docelowa, potrzeby, sposób ich zaspokojenia) i rynkiem (np. konkurencja, przewagi konkurencyjne);
c. Plan techniczny związany z technologicznym funkcjonowaniem wdrożonego rozwiązania;
d. Plany alternatywne i zapasowe określające sposoby radzenia sobie w sytuacji nagłych zdarzeń w tym alternatywnego wykorzystania produktów przedsięwzięcia.
